Tax Identification Number (ITIN) e Certified Acceptance Agent


Lo scopo di questo articolo è dare le conoscenze di base ad un Italiano, non residente fiscale americano, che si trova nella necessità di richiedere un codice fiscale federale negli USA. Per chiari limiti di spazio questo articolo non può e non vuole essere un trattato onmiconprensivo sulle normative americane che regolano questa materia ed i suoi processi, né può esaurire le connessioni che questa materia ha con gli aspetti legali, di immigrazione e societari. Nello stesso modo l’articolo si prefigge di elencare alcuni concetti generali, senza entrare nel dettaglio di eccezioni o situazioni specifiche. Per avere una conoscenza più accurata di tutti questi aspetti, si suggerisce di consultare un commercialista (CPA) e un avvocato (Attorney).

È importante iniziare con il chiarire i significati delle sigle, che a volte vengono usati in maniera sbagliata o confusa (questo articolo è relativo solo all’ ITIN):

  • ITIN (tax identification number). È il codice fiscale per non residenti in USA o per certi famigliari di residenti fiscali che non hanno autorizzazione per lavorare negli USA. Formato 9XX-XX-XXXX
  • SSN (social security number). È il codice fiscale e contributivo degli americani, green card holders, o stranieri che hanno un regolare visto di immigrazione e sono autorizzati a lavorare in USA. Formato XXX-XX-XXXX (eccetto quelli che hanno 9 come primo numero)
  • EIN (employer identification number). È il codice fiscale delle società o entità diverse dalle persone fisiche. Può o deve essere richiesto anche da società estere che producono in qualche maniera o hanno una fonte di reddito in USA. Formato XX-XXXXXXX

Quali sono le situazioni più frequenti dove un italiano deve richiedere un ITIN?

  • Produzione da parte dell’individuo non residente fiscale di qualsiasi tipo di reddito che sia originato negli USA (esempio: compensi occasionali, consulenze, vendite di beni tangibili, etc..)
  • Fonti di reddito di origine USA, spesso sottoposte a ritenuta alla fonte (esempio: certi interessi finanziari, royalties, affitti, etc..)
  • Socio non residente fiscale di una LLC con trattamento fiscale come società di persone (partnership). Il reddito viene tassato direttamente al socio non alla società.
  • Ritenuta operata ad uno straniero che vende una proprietà immobiliare negli USA (FIRPTA).
  • Figli minori e sposo/a di italiano che è residente fiscale USA (caso più comune individuo che ha ricevuto un regolare visto di lavoro). Utile in particolare per avere detrazioni / deduzioni dalle imposte sul reddito.

Come si richiede un ITIN?

L’applicazione dell’ITIN richiede documenti differenti a seconda del motivo della richiesta. In generale due documenti sono sempre obbligatori:

  • Form W-7. È il modulo dell’IRS per l’applicazione dell’ ITIN. Deve essere compilato esattamente in tutte le parti richieste, debitamente firmato e datato.
  • Il documento identificativo del richiedente, normalmente il Passaporto. Su questo punto è importante specificare che il passaporto può essere inviato in originale all’IRS, ma e’ pericoloso ed e’ un processo lento, di solito viene inviata una copia certificata (con due eccezioni elencate di sotto) o dal Consolato/Ambasciata Statunitense in Italia o (secondo le istruzioni) dall’ Ente emittente del passaporto; in teoria dovrebbe essere la Questura, in pratica molte Questure (per troppo lavoro o mancanza di conoscenza) dirottano le richieste sul Comune di appartenenza. Le copie certificate comunali normalmente vengono accettate dall’IRS, ma possono anche non esserlo.

Altri documenti richiesti variano al variare della motivazione, possono andare dall’ Operating Agreement della LLC che consta di un italiano come socio, alla lettera di obbligo di ritenuta da una società USA, al documento di EIN number della società collegata alla richiesta, al Form 8288-B nel caso di disposizione di proprietà immobiliare, etc..

In molte opportunita’ l’ITIN deve essere richiesto con l’originale della dichiarazione dei redditi che deve essere presentata per l’anno di riferimento, normalmente il FORM 1040-NR (per non residenti) o il FORM 1040 per famigliari di residenti.

Dove si applica per richiedere l’ITIN?

Ci sono principamente tre alternative per sottomettere la documentazione di richiesta dell‘ ITIN:

  • Inviare per raccomandata all’ IRS ITIN Operation di Austin il Form W-7, la copia del passaporto certificato e l’altra documentazione richiesta  per il caso specifico di richiesta ITIN.
  • Andare di persona in un IRS Taxpayer Assistance Center “TAC” (per Miami l’indirizzo è 51 S.W. First Ave in Downtown), portando la stessa documentazione con la sola eccezione che loro possono certificare la copia del passaporto (portando l’originale). Chiaramente il richiedente deve andare personalmente (nel caso di familiari, anche chi fa la dichiarazione dei redditi).
  • Andare di persona da un Certified Acceptance Agent dell’IRS (CAA) portando la stessa documentazione richiesta per il caso specifico, anche qui con l’eccezione che il CAA può certificare il passaporto.

Quali sono I vantaggi di usare un Certified Acceptance Agent?

  • L’intervista con il CAA che chiarisce le esigenze ed obblighi con il contribuente
  • La compilazione corretta del Form W-7
  • L’inclusione dei documenti richiesti per la pratica
  • Non è necessario farsi certificare il passaporto in Italia (costi e tempi)
  • Non è necessario fare la fila di ore ad un IRS Taxpayer Assistance Center
  • Normalmente le richieste ITIN sottomesse attraverso un CAA hanno priorità in relazione a quelle sottomesse da contribuenti individuali.

Magnani CPA è certificato come IRS Certified Acceptance Agent a Miami.